1: BEHEER: ADMINISTRATIE NIEUW LID TOEVOEGEN
Secretaris
Penningmeester
Webbeheerders
- Opgeven bij de Fotobond
- Toevoegen aan ledenlijst
- Aansturen Penningmeester voor opname in financiële administratie en initiële factuur
- Aansturen Webbeheerders voor publicatie nieuwe ledenlijst, opnemen in Mailchimp distributielijst en login op DFK website
- Aansturen Voorzitter voor kennismakingsgesprek
- Sturen welkom mail naar nieuw lid met
- Algemene DFK informatie
- Mogelijkheid aanvraag portfoliopagina
- Mogelijkheid deelname aan husikamergroep
- (Binnenkort) in laten vullen toestemmingsverklaring
- Administreren toestemmingsverklaring keuzes
Penningmeester
- Nieuwe lid toevoegen aan de financiële administratie
- Periode tot einde clubjaar factureren
Webbeheerders
- Publiceren nieuwe ledenlijst
- Login maken voor de DFKsite (zie hieronder)
- Lid toevoegen aan mailchimp administratie (zie hieronder)
2: BEHEER: ADMINISTRATIE LID VERWIJDEREN
Secretaris
Penningmeester
Webbeheerders
- Opzeggen bij de Fotobond
- Verwijderen uit ledenlijst (inclusief gegevens toestemmingsverklaring)
- Aansturen Penningmeester voor verwijderen uit financiële administratie
- Aansturen Webbeheerders voor publicatie nieuwe ledenlijst, verwijderen uit Mailchimp distributielijst, verwijderen login op DFK website, verwijderen uit huiskamergroep administratie en 100% verwijdering persoonsgegevens
- Aansturen Voorzitter voor evaluatiegesprek
- Sturen bedankmail naar voormalig lid
Penningmeester
- Valideren betaling laatste factuur, daarna
- Nieuwe lid verwijderen uit de financiële administratie
Webbeheerders
- Publiceren nieuwe ledenlijst
- Verwijderen login voor de DFKsite (zie hieronder)
- Verwijderen lid uit Mailchimp administratie (zie hieronder)
- Verwijderen eventuele portfoliopagina
- Verwijderen uit huiskamergroep webpagina
- Na half jaar controleren verwijderen persoonsgegevens bij partijen met verwerkingsovereenkomst (hiervoor worden oude ledenlijsten nog een half jaar bewaard)
3a: BEHEER: LOGIN MAKEN OP DFK WEBSITE
- Login bij Weebly (credentials beschikbaar bij Webbeheerders)
- Ga naar INSTELLINGEN LEDEN
- Selecteer LID TOEVOEGEN (rechts boven Tabel)
- Vul emailadres en lid naam in conform ledenlijst
- Abonneer lid op de groeep LEDEN (rechts onderaan pagina)
- Klik LID TOEVOEGEN
- READY
3b: BEHEER: LOGIN VERWIJDEREN
- Login bij Weebly (credentials beschikbaar bij Webbeheerders)
- Ga naar INSTELLINGEN LEDEN
- Verwijder de regel van het voormalig lid
- READY
4a: BEHEER: LID TOEVOEGEN AAN MAILCHIMP DISTRIBUTIELIJST
- Login bij MAILCHIMP (credentials beschikbaar bij Webbeheerders)
- Selecteer Tabblad LISTS
- Selecteer lijst ACTIEVE LEDEN
- Klik ADD CONTACT - ADD SUBSCRIBER
- Vul emailadres en lid naam in conform ledenlijst
- Vink aan; "This person gave me permission to email them"
- Klik SUBSCRIBE
- READY
4b: BEHEER: LID VERWIJDEREN UIT MAILCHIMP DISTRIBUTIELIJST
- Login bij MAILCHIMP (credentials beschikbaar bij Webbeheerders)
- Selecteer Tabblad LISTS
- Selecteer lijst ACTIEVE LEDEN
- Vink de regel van het voormalig lid aan
- Klik DELETE
- READY
5a: BEHEER: HOE CREEER IK EEN NIEUWE PORTFOLIOPAGINA
- Begint met een email aan de webbeheerder van één van de leden
- Uitgangspunt is dat er een Portfolio Sjabloon geleverd wordt
- Ga in Weebly naar tab - pagina's en maak een kopie van het PortfolioSjabloon
- Sleep deze naar de alfabetisch correcte plek bij de portfolio pagina's
- Wijzig de paginanaam naar de naam van het lid
- Check of "Verbergen" in navigatie is aangevinkt
- Ga naar portfolio homepagina
- Voeg pasfoto van nieuwe lid toe
- Via BIJSCHRIFT voeg de naam toe
- Voeg een link toe naar de portfoliopagina van het lid
- Sleep foto naar de juiste alfabetische positie
- Ga naar INSTELLINGEN – EDITORS – REDACTEUR TOEVOEGEN
- Vul email adres in en voeg eventueel extra tekst toe
- Selecteer Machtigingsniveau “Auteur”
- Selecteer “Toegang beperken” en vink de pagina van het lid aan
- Selecteer “Gebruiker toestaan wijzigingen te publiceren”
- Sla de redacteur op (een email gaat naar het lid)
- READY
5b: BEHEER: HOE VERWIJDER IK EEN NIEUWE PORTFOLIOPAGINA
- Begint met een email van secretaris met opzegging lid
- Uitgangspunt is dat er een Portfolio Sjabloom geleverd wordt
- Ga in Weebly naar tab - pagina's en verwijder de portfoliopagina
- Ga naar portfolio homepagina
- Verwijder pasfoto van nieuwe lid
- Ga naar INSTELLINGEN – EDITORS
- Verwijder de regel van het voormalige lid
- READY